La tenue de caisse d’un commerce notamment d’un restaurant requiert de la rigueur. En effet, le non-respect des obligations légales ainsi que les erreurs sont susceptibles d’engendrer des sanctions en cas de contrôle. Pour que la tenue de caisse ne soit pas une contrainte de plus dans la journée chargée des restaurateurs, voici quelques conseils à mettre en place.
Utilisation d’un logiciel de caisse adapté à son activité
Pour lutter contre la fraude à la TVA, tous les commerçants, y compris les restaurateurs, sont tenus d’équiper leur établissement d’un logiciel de caisse sécurisé depuis le 1er janvier 2018. Pour simplifier la gestion de votre activité et un suivi efficace de la caisse, l’utilisation d’un logiciel de caisse métier est conseillée. Procurez-vous ainsi une caisse enregistreuse pour restaurant proposant des fonctionnalités spécifiques à votre secteur d’activité. En effet, les besoins d’un restaurateur ne sont pas les mêmes que ceux d’un fleuriste, d’un gérant de magasin de prêt-à-porter ou d’un gérant de boulangerie. En utilisant une caisse en ligne pour restaurant, vous bénéficiez de divers avantages liés à la gestion quotidienne de votre type de commerce. Cette caisse tactile facilite entre autres l’encaissement, la gestion de la facturation et permet l’archivage des données clients.
Enregistrement de toutes les opérations
La tenue d’une caisse est exigée par le code général des impôts constituant ainsi une obligation fiscale. Dans le cadre de cette opération, l’enregistrement de toutes les transactions financières effectuées dans votre restaurant tout au long de la journée est obligatoire. En effet, la vente d’un article ou d’une prestation n’est pas autorisée sans que celle-ci ne soit inscrite dans le logiciel de caisse de l’établissement.
Comptabilisation régulière des fonds de caisse
Les erreurs peuvent survenir même en utilisant une caisse en ligne surtout si vous encaissez des paiements en espèces. Vous devez ainsi comptabiliser régulièrement votre fonds de caisse. Cette tâche peut être réalisée en fin de journée ou suivant un rythme défini en fonction du nombre d’opérations effectuées. Cela permet de s’assurer de la correspondance entre le montant figurant dans la caisse et le solde de caisse inscrit dans le livre de caisse. En cas de différence, il est important d’en trouver la cause (erreur de saisie de caisse, vol…). L’utilisation d’un monnayeur de caisse constitue une solution permettant de diminuer les risques d’encaissement pour les opérations en espèces. Cela permet de gagner du temps notamment lors de la comptabilisation des fonds de caisse.
Conservation des pièces justificatives
Chaque mouvement d’argent effectué doit pouvoir être justifié lors d’un contrôle. De ce fait, il est conseillé de conserver toutes les remises de chèques, mais aussi toutes autres pièces justificatives sur papier. Par ailleurs, leur numérisation est conseillée pour faciliter l’accès.
Pourquoi tenir une caisse informatisée ?
Pour simplifier la gestion de votre activité, l’utilisation d’une caisse informatisée présente de nombreux avantages. En effet, cette solution permet entre autres de centraliser toutes vos activités en un seul point. Par ailleurs, cela permet d’éviter les calculs journaliers contraignants et de vous recentrer sur votre cœur de métier. En outre, la tenue d’une caisse informatisée permet d’identifier quotidiennement les marges et de déterminer les points de gestion à améliorer.
